搞定任务管理其实很简单：抓住核心本质
大家好啊我是你们的朋友，一个在任务管理这条路上摸爬滚打多年的实践者今天，我想跟大家聊聊一个话题——《搞定任务管理其实很简单：抓住核心本质》相信很多人跟我一样，曾经被任务管理搞得焦头烂额，感觉每天就像陀螺一样被抽打着旋转，却不知道自己到底在忙什么，更别提效率了其实啊，任务管理并不是什么高深莫测的学问，它就像咱们平时做饭一样，只要掌握了核心的烹饪方法，什么山珍海味都能做出来
第一章：任务管理的本质是什么
咱们先来聊聊任务管理的本质到底是什么很多人一听到任务管理，就想到那些密密麻麻的清单、五颜六色的标签、复杂的APP界面，感觉就像是给自己套上了一副枷锁其实啊，任务管理的本质，说白了就是帮助咱们理清思路、提高效率的一种工具和方法它不是要咱们变成机器人，机械地执行每一个任务，而是要让咱们能够更聪明地安排时间，更合理地分配精力
我之前就犯过这样的错误，以为列再多清单就是任务管理了结果呢每天盯着清单看，感觉任务堆积如山，压力山大，反而啥也没干成后来我才明白，任务管理的核心不是”列清单”，而是”理思路”就像咱们去菜市场买菜，如果只是漫无目的地逛，很容易买一堆不需要的东西，还可能错过很多好东西但如果我们提前想好要买什么，就会事半功倍
著名的时间管理专家戴维·艾伦在《搞定》一书中提出了”收集-处理–回顾-执行”这一经典的时间管理方法，核心就是帮助人们理清思路他说过一句话：”大脑是用来思考的，不是用来记忆的”咱们的大脑应该用来思考重要的事情，而不是被日常琐事填满所以啊，任务管理的本质就是咱们的大脑，让咱们能够专注于真正重要的事情
我有个朋友小王，以前是个典型的”拖延症患者”，经常说”等我有空了再说”后来他尝试了任务管理，但很快就放弃了，因为他列了一个超级长的清单，每天看着都头疼后来我跟他分析，告诉他任务管理的本质不是越多越好，而是要抓住重点于是我们一起梳理了他的工作，把任务分成了”必须做””应该做””可以做”三类，然后每天只关注”必须做”的任务结果呢小王发现，他每天其实只需要完成3-5个最重要的任务，剩下的时间反而更从容了这就是抓住了任务管理的本质——不是把所有事情都做完，而是把最重要的事情做好
第二章：为什么我们总是搞定不好任务管理
聊完了任务管理的本质，咱们再来聊聊为什么很多人总是搞不定它其实啊，原因有很多，但最常见的就是以下几点：
咱们太容易陷入”完美”的陷阱很多人列任务清单时，总想把所有细节都考虑进去，结果清单变得无比冗长，执行起来也异常困难就像我之前一样，每次列清单都要花大半天时间，生怕漏掉什么后来我才发现，这种完美的做法根本不可行心理学家蒂姆·皮切尔的研究表明，完美者往往因为追求完美而拖延，甚至放弃任务他说：”完美不是追求卓越，而是害怕失败”
咱们常常忽略任务的优先级很多任务看起来都很紧急，但并不是都很重要就像救火一样，先救着火再救着水，而不是看到哪里着火就往哪里跑但很多人却反其道而行之，总是先处理那些紧急但不重要的任务，结果真正重要的事情被耽误了哈佛商学院的研究发现，那些成功人士之所以成功，不是因为他们能同时做很多事，而是因为他们知道什么时候该做最重要的事
再来说说”多任务处理”的问题现在咱们的生活节奏快，很多人觉得自己是多任务处理的高手，一会儿看邮件，一会儿回微信，一会儿又处理工作但科学的研究表明，人类的大脑其实并不擅长同时处理多个任务，所谓的”多任务处理”其实只是快速切换任务，这会大大降低效率加州大学的研究显示，频繁切换任务会导致每次任务完成的时间增加25%，错误率也大幅上升
我有个客户李姐，是典型的”多任务处理”爱好者她每天同时处理十几个任务，结果呢每天忙到脚不沾地，但真正重要的事情却一件也没做成后来我建议她试试”单任务处理”，把注意力集中在当前最重要的任务上，结果李姐发现，她每天能完成的事情并没有减少，反而质量大大提高了这就是因为，她抓住了任务管理的核心——专注
第三章：如何抓住任务管理的核心本质
那么，到底该如何抓住任务管理的核心本质呢其实啊，方法有很多，但我觉得最关键的就是以下几点：
第一，要学会”断舍离”咱们每天面对的信息太多了，手机里、电脑上、邮件里，各种通知、提醒、消息层出不穷，很容易让人陷入信息过载所以啊，第一步就是要学会”断舍离”，把那些不重要、不紧急的信息都过滤掉作家格雷戈·麦吉欧文在《少有人走的路》中说：”时间就像海绵里的水，只要愿挤，总还是有的”但前提是，你得先把那些挤占时间的垃圾信息都清理掉
我之前就深受信息过载的困扰，手机里装了十几个APP，每天被各种推送消息淹没后来我下载了一个叫”Forest”的APP，设定一个时间段不看手机，结果发现效率大大提高了这个APP就像一棵树，如果你在设定的时间内没有碰手机，它就会长成一棵完整的树；但如果中途你玩手机了，树就会枯萎通过这个小小的工具，我逐渐养成了专注的习惯
第二，要建立自己的任务管理系统很多人觉得任务管理系统很复杂，需要各种APP、各种模板、各种规则其实啊，任务管理系统并不需要那么复杂，关键是要适合自己我之前就试过很多任务管理工具，从Trello到Todoist，从滴答清单到印象笔记，结果发现都不太适合我后来我结合戴维·艾伦的方法，用一张简单的纸和一支笔，把任务分为”今天必须做””明天可能做””以后再做”三类，每天早上花5分钟规划当天任务，晚上花5分钟回顾当天完成情况这个简单的系统用了一年后，我发现我的效率大大提高了
第三，要学会”分解任务”很多任务看起来很复杂，不知道从何下手这时候啊，最好的方法就是把它分解成更小的、更容易完成的任务就像盖房子一样，先把地基打好，然后一层一层往上建作家罗伯特·清崎在《富爸爸穷爸爸》中说：”把大目标分解成小目标，小目标再分解成行动步骤，这样更容易实现”我有个朋友小张，想做一本书，但每次坐到电脑前就不知道该写什么后来我建议他把任务分解成”每天写500字””每周完成一个章节”等小目标，结果小张很快就完成了他的第一本书这就是分解任务的力量
第四章：任务管理与个人成长的关联
咱们再聊聊任务管理与个人成长的关系很多人觉得任务管理就是提高工作效率，其实啊，它跟个人成长有着密切的联系可以说，任务管理是个人成长的基石
任务管理能培养我们的自律性咱们都知道，自律是成功的关键因素之一但很多人却不知道，自律并不是与生俱来的，而是可以通过训练培养的任务管理就是培养自律的一种有效方法当你每天坚持完成计划中的任务时，你的自律性就会逐渐增强心理学家威廉·詹姆斯说过：”播下一种习惯，收获一种性格；播下一种性格，收获一种命运”任务管理就是培养良好习惯的重要途径
我有个朋友小刘，以前是个非常拖延的人，经常说”明天一定开始改变”但每次到了明天，他又回到老样子后来我建议他试试任务管理，每天只完成3个最重要的任务结果呢小刘发现，只要他完成了计划中的任务，就会有一种成就感，这种成就感又会激励他继续坚持一年下来，小刘的自律性大大增强了，甚至开始培养其他好习惯，比如早睡早起、锻炼身体等
任务管理能提升我们的决策能力咱们每天都会面临各种选择，如何选择这就要靠决策能力了任务管理能提升我们的决策能力，因为它要求我们每天都要对任务进行优先级排序当你经常进行这样的决策时，你的决策能力就会逐渐增强作家本杰明·富兰克林说：”决定我们成为什么样的人，不是我们的能力，而是我们的选择”任务管理就是帮助我们做出更好选择的重要工具
我有个客户王总，是某公司的CEO他告诉我，他每天早上花10分钟规划当天任务，这已经成了他的习惯他说：”这10分钟的决策，决定了我一整天的工作效率和质量”王总的话很有道理，因为当你能够每天做出最优的任务选择时，你的决策能力就会逐渐提升，这对你的人生发展至关重要
第五章：数字化时代任务管理的挑战与机遇
咱们再来看看数字化时代任务管理的挑战与机遇现在咱们生活在信息的时代，手机、电脑、平板成了咱们日常生活的一部分，这给任务管理带来了新的挑战，同时也创造了
