针对打印机耗材使用量大的问题，其下设有多个底级品目，如何设置打印机框架协议采购包成为一项重要任务。
基于历史成交数据的参考
针对采购包的设置进行调整优化
根据《采购品目分类目录（2022年印发）》的规定，打印机底级品目按照功能分为多种类型，如A3黑白打印机、A3彩色打印机、A4黑白打印机、A4彩色打印机以及3D打印机等。除此之外，还包括票据打印机、条码打印机、地址打印机和其他打印机。设置打印机框架协议采购包并不是一件简单的事情。
一位业内专家透露，某些单位在首次实施打印机框架协议采购时，由于没有成交记录数据作为支撑，只能依赖前期的需求调查来设置采购包。
以江苏省为例，该省已实施了两期打印机框架协议采购活动。从采购包的设置情况来看，第一期设置了107个采购包，第二期则设立了89个采购包，并与多功能一体机合并征集。江苏省采购中心的项目负责人表示，他们会根据上一期采购活动的报名、入围、采购以及采购人的评价等数据，对需求进行调整和优化。对于某些没有成交量的采购包，会在新的采购包设置中进行相应的删减。采购包的设置主要依据打印速度、打印机类型等核心技术参数。
文具办公设备行业的专家冷欣新介绍，采用框架协议采购小额零星办公设备时，科学设置采购包是第一阶段的关键任务，而且对整个采购过程的影响非常大。如何设置采购包是整个采购链条中最关键也是最困难的部分。
注重全生命周期管理成本
防止后续使用成本过高
根据110号令第二十六条的规定，对于耗材使用量大的复印、打印等仪器设备进行框架协议采购的，要求供应商同时对3年以上约定期限内的专用耗材进行报价。
江苏省采购中心通过走访和调研各大单位，估算出了打印耗材3年的用量，并针对不同类型的打印机推出了“耗材单页打印成本计算工具”。响应人需要同出两个价格：一是打印机的产品报价，二是该机型专用耗材3年的用量报价。这两个报价各取50%相加，其和为最终评审价格。
有业内人士指出，由于打印机耗材使用量大，110号令第二十六条引入了全生命周期成本管理的理念，以防止供应商在第一阶段以低价入围打印机，在第二阶段用高价耗材赚取超额利润的情况。
那么，什么是“全生命周期成本”呢？采购信息报社创办社长刘亚利认为，这指的是产品从“生到死”整个过程中所产生的总费用。包括采购成本、使用成本和处置成本等。当采购人只能购买使用特定耗材的打印机时，为了避免后续耗材采购价格过高，采购文件可以将所需耗材的价格作为评审因素之一。这样一来，可以使采购需求设置更加合理，避免购买打印机时价格便宜而后续使用成本高昂的情况。
